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山东政法学院档案管理办法
信息来源: 暂无 发布日期: 2014-06-05 浏览次数:

第一条 为规范我校档案工作,提高我校档案管理工作水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《山东省档案管理考核办法》,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指我校从事招生、教学、科研、管理以及其他各项活动所直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是学校运行发展的轨迹,是唯一的和不可复制的,具有重要的凭证价值和参考作用。档案工作是学校一项重要的基础性工作。

第四条 全校档案工作实行各类档案集中统一管理制度,维护档案的完整与安全,便于学校各方面的利用。综合档案科是永久保存和提供利用本校档案资料的机构,其业务接受山东省教育厅、档案局的指导、监督与检查。

第二章 机构设置与人员配备

第五条 学校档案工作由校领导负责,一名校领导直接分管。其主要职责是:

(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

(二)将档案工作纳入学校的整体发展规划和年度工作计划,促进档案工作与学校其他工作同步协调发展;

(三)推进学校档案事业的建设与发展,听取校档案工作汇报,及时研究、解决档案工作中出现的重要问题。

第六条 学校综合档案科为正科级机构,设科长1名。其主要职责是:

(一)贯彻执行国家、山东省和学校有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟定学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制档案检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)做好档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案举办校史展览,开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)进行国内外档案学术研究和交流活动;

(十)对学校所属机构的档案工作进行监督和指导。

第七条 学校各单位、各部门必须明确一名负责人分管本单位(部门)档案工作,组织本单位(部门)相关人员学习、贯彻档案工作法律、政策和规章制度,将档案工作纳入本单位(部门)和兼职档案人员的岗位职责,保障兼职档案人员完成档案工作必需的工作时间和条件,并作为年度工作考核的一项重要内容,督促兼职档案人员将本部门(单位)应归档的文件材料定期向学校综合档案科移交。

第八条 综合档案科工作人员应当爱岗敬业,忠于职守,遵守纪律,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

各单位、各部门兼职档案员应当保持相对稳定,并负责做好本单位(部门)文件材料的形成、积累和归档工作,主动接受学校档案部门的业务指导和督促检查,认真编制本单位(部门)年度归档的预立卷目录,负责本单位(部门)不同载体文件材料的收集、整理和立卷归档,确保归档文件材料的完整性、准确性和系统性。

第三章 条件保障

第九条 设置与学校规模相适应的档案内部组织机构,落实人员编制。

第十条 档案工作所需要的经费单独立项,列入学校预算,以保证档案工作的实际需要。学校各单位、各部门应依据需要划拨资金用于保障本单位(部门)档案工作所需的档案装具、设备、人员培训等费用。

第十一条 学校档案馆是保存和利用学校档案的专门机构,应当确保安全,配备符合要求的档案库房和管理设施。库房面积应满足档案工作发展的需要,留有存储发展空间。  第十二条 学校及时配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障学校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行。

第四章 档案管理

第十三条 学校建立、健全档案工作检查、考核与评估制度,提高全校档案工作管理水平。档案工作要与各项工作实行“四同步”管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十四条 学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

(三)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。学校培养的学历教育学生的入学登记表、学籍档案、奖惩记录、毕业生登记表等。

(四)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)及《科学技术研究课题档案管理规范》(DA/T2-1992)执行。

(五)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)执行。

(六)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在50万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的文件材料。

(七)出版物类:主要包括学校编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书正式出版物及出版发行记录等。

(八)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(九)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。

(十)著名人物类:对本校发展有重大贡献、重要影响者在工作、生活中长期形成的具有保存、利用价值的文件材料。

(十一)声像类:声像类档案主要包括照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料,它与纸质档案同为高校档案的重要组成部分。

上述归档的档案材料包括纸质、实物、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十五条 学校实行档案材料形成单位(部门)、课题组立卷的归档制度。

学校各单位、各部门档案人员应当及时整理档案和立卷,交本单位、本部门负责档案工作人员检查合格后向学校综合档案科移交。

第十六条 电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)执行。

第十七条 归档时间与质量要求

(一)学校各部门、各直属单位形成的档案材料,应按学校综合档案科规定整理立卷后在次年4月底前归档;

(二)基建类档案应当在项目完成后3个月内归档;

(三)仪器设备类档案应当在完成验收后的3个月内归档;

(四)财会类档案在会计年度终了后,暂由档案生成单位保管两年,期满后向学校综合档案科移交;

(五)声像档案包括光盘、照片、录音带、录像带。归档时附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像档案应当图像清晰、音质良好;

(六)各立卷单位(部门)形成的实物档案(包括学校各项活动中形成的有纪念意义的物品,学校对外交流中的受赠纪念品,以及有收藏价值的教学科研设备、设施以及其他有保存价值的实物等)应即时归档。

第十八条 学校实行教学单位和职能部门立卷制度,全校各处级建制单位(部门)均系立卷单位,均由各单位统一立卷。立卷人员积累材料、立卷,均按立卷单位统一归档,学校综合档案科按立卷单位接收档案并填写移交和接收档案目录(清单),双方单位经办人在移交目录(清单)上签字后,各执一份并存档,以便明确责任,备查验证。

第十九条 学校综合档案科应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》,结合我校实际,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满,已失去保存价值的档案,经鉴定并登记造册报学校批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十条 建立和完善全校各类文件材料归档制度,并纳入学校教学、科研、管理和专兼职档案员的职责范围,做到每项教学、科研、管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。归档的材料必须字迹工整、清晰,图表折叠美观、整齐,书写和签发文件一律用蓝黑墨水或碳素墨水,不得用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水,以确保档案质量。

第二十一条 全校各单位(部门)和教职工个人在从事学校工作的职责活动中形成的、有保存价值的、各种载体的文件材料,都必须按照规定向学校综合档案科移交,任何单位(部门)或个人不得据为己有或拒绝归档。

对于我校个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学校综合档案科可以通过征集、代管等形式进行管理。

学校综合档案科对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。对散落在社会上的对学校和社会有重要价值的或对学校有重大贡献的个人所有的档案,应由学校出资收集归档保存。

第二十二条 学校有关单位(部门)在对科研成果、产品试制、大型仪器设备、基建工程等进行鉴定、开箱、验收时,应会同学校综合档案科对应归档的文件材料加以审查,并及时归档。

第二十三条 学校综合档案科应加强对涉密档案的管理。关于涉密档案密级的变更和解密,需严格按照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的相关规定办理。

第二十四条 综合档案科要对馆藏档案资料进行定期安全检查,切实做好档案的防火、防盗、防鼠、防高温、防潮、防虫、防尘、防有害气体“八防”工作,确保档案的实体安全和信息安全。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十五条 综合档案科应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。

第五章 档案的开发与利用

第二十六条 综合档案科应采取多种措施,积极开发档案信息资源,加强档案编研工作,主动为学校中心工作和其他各项工作服务。

第二十七条 任何单位(部门)或个人需查阅校档案馆保存的档案原件,均须出示单位(部门)介绍信或持有其他合法证明或持有个人身份证,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,方可查阅。

境外组织或者个人利用学校档案的,按照国家有关规定办理。

第二十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经办公室负责人批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

第二十九条 综合档案科是学校出具档案证明的唯一机构。加盖学校综合档案科公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

综合档案科应当为校内、外利用档案创造便利条件,凡用于校内工作或公益目的的,不收取费用;对用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,综合档案科应当无偿并优先提供。

第三十条 综合档案科应编制配套的档案检索工具,建立健全档案信息查询系统,积极主动地为全校师生员工和社会各界提供及时、准确、便捷的档案服务。

第六章 奖励与惩罚

第三十二条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位(部门)或者个人,给予表彰与奖励:

(一)在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十三条 有下列行为之一的,学校应当对直接负责的主管人员和其他直接负责人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

第三十四条 凡此前学校印发的有关档案工作管理规定与本办法不一致的,以本办法为准。

第三十五条 本办法由学校综合档案科负责解释。法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》等有关法律法规制定本办法。

二、全省各级各类国家档案馆,各级机关、团体,国有及国有控股企业,事业单位,中央驻鲁单位,每年均应参加档案管理考核。

三、档案管理考核办法由省档案局制定,分级组织实施。省档案局负责市档案馆和省级机关、省属企事业单位、中央驻鲁单位的考核工作;市档案局负责县(市、区)档案馆和市级机关、市属企事业单位的考核工作;县(市、区)档案局负责县(市、区)级机关、所辖乡镇(街道办事处)、县属企事业单位的考核工作;各主管部门(单位)负责其下属单位的考核工作。

四、档案管理考核标准由省档案局制定。各级各类国家档案馆按照附件1所规定的标准进行考核,企业、科技事业单位原则上按附件2所规定的标准进行考核,机关、团体、其它组织和单位按照附件3所规定的标准进行考核。

五、各级档案行政管理部门和各主管部门(单位)应加强对档案管理考核工作的组织领导,根据需要组织考核小组。考核小组一般由3~5人组成。考核组成员应具有丰富的档案工作经验,办事公道,作风正派。

六、档案管理考核实行百分制。根据考核得分(参照加分)确定相应的等次。基本分60分以下为不合格,60(含)~80分为合格,80(含)~90分为省二级,90(含)~98分为省一级,98(含)分以上为特级。加分因素作为保持和晋升省一级、特级的必要条件,每年加分分值要求见年度考核通知。省一级、特级单位为档案管理考核先进单位,特级为我省档案管理工作最高等级。

七、有下列情况之一的,确定为考核不合格:

1、没有按规定建立档案工作的;

2、有积存文件材料没有整理归档的;

3、拒绝按规定向档案馆移交档案或送交现行文件资料的;

4、档案库房存在严重安全隐患而无切实整改措施的;

5、发生档案损毁、丢失、失泄密等事故或其他违反档案法律法规行为的;

6、所属单位有2个以上考核不合格的;

7、逾期没有填报档案工作考核书及自查报告的。

八、考核等次的核查与批准。各单位的考核等次一般由负责考核的档案行政管理部门或主管部门(单位)核查批准。但特级和各级各类档案馆的省一级,应报省档案局统一核查批准;市、县直机关企事业单位及其所属单位的省一级、省二级委托各市档案局进行核查提出意见,报省档案局同意后公布;省级主管部门(单位)所属单位的省一级、省二级应报省档案局核查批准。

九、档案管理考核按以下程序进行:

1、单位自查。各单位依照考核标准对本单位档案工作情况逐项进行自查,确定申报等次,形成自查报告,填写年度考核书(格式分别见附件1、附件2、附件3)一式两份,由单位分管领导签字、加盖单位公章后,在规定的时间内(一般于每年9月30日前)报送负责考核的档案行政管理部门或其主管部门(单位)。

2、检查评分。考核小组依据标准采取资料审查、听取汇报、实地检查等多种形式进行核查评分,拟定对各单位考核意见,初步确定其考核等次。检查各主管部门(单位)时应同时抽查其一定数量的下属单位。

3、意见反馈。考核小组应及时向被考核单位反馈考核情况。各单位如有异议,可当面向考核小组提出,或以书面的形式向档案行政管理部门反映情况。各级档案行政管理部门应认真核查,及时答复。

4、确定等次。各级档案行政管理部门或主管部门(单位)根据本办法第八条规定和考核分工及考核小组拟定的考核意见,审查确定各单位的考核等次。

5、通报奖惩。各级档案行政管理部门和主管部门(单位)应于每年11月底前通报年度考核情况,表彰特级、省一级先进单位,颁发匾牌证书,向不合格单位发出限期改正通知书。考核不合格单位应认真进行整改。到期仍达不到合格要求的,由各级档案行政管理部门依据《中华人民共和国档案法》和《山东省档案条例》等法律法规进行处理。

对在档案管理工作中做出突出贡献的人员,省档案局每年从中评选表彰一定数量档案工作先进个人。先进个人一般从当年考核特级、省一级先进单位产生。各市档案局、省级主管部门(单位)应根据省档案局确定的比例或分配的数额,结合年度考核成绩,认真做好先进个人的遴选推荐工作,在规定的时间内(一般于每年11月10日前)汇总上报省档案局审查批准,由省档案局给予通报表彰,颁发证书。各市、县(市、区)评选市级、县(市、区)级先进个人的比例和数额,由各市、县(市、区)档案局确定。

十、各单位档案管理考核结果要作为对各单位分管领导和档案工作人员年度考核、专业技术职务考核评聘的重要参考。档案管理考核特级、省一级先进单位应根据《中华人民共和国档案法》等有关规定对做出突出贡献的档案馆(室)及有关人员给予一定的物质和精神奖励。

十一、各级档案行政管理部门应建立考核档案,并建立档案管理年度考核情况数据库,对考核情况进行动态管理。省档案局将不定期地对全省档案管理考核工作进行抽查。抽查结果与其获得的等次不符的单位,应予以摘牌,撤消其等次并限期整改。

十二、本办法由山东省档案局负责解释。

十三、本办法自印发之日起施行。

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